O que é um Sistema ERP?
Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês Enterprise Resource Planning (ERP) , o “sistema ERP” é um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um único lugar. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão etc).
Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios.”
Importância do Sistema ERP
Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP proporciona a uma corporação, está é a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir. Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com o envio da informação para múltiplas bases, do estoque de insumos à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes.
Para entender melhor como isto funciona, o sistema ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia.
Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo de produção, venda e faturamento, a empresa tem mais subsídios para se planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção. Um bom exemplo de como o sistema ERP revoluciona uma companhia é que com uma melhor administração da produção, um investimento, como uma nova infraestrutura logística, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a companhia pode chegar ao ponto de produzir de forma mais inteligente, rápida e melhor, o que, em outras palavras, reduz o tempo que o produto fica parado no estoque.
A tomada de decisões também ganha uma outra dinâmica. Imagine uma empresa que por alguma razão, talvez uma mudança nas normas de segurança, precise modificar aspectos da fabricação de um de seus produtos. Com o sistema ERP, todas as áreas corporativas são informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras à produção, passando pelo almoxarifado e chegando até mesmo à área de marketing, que pode assim ter informações para mudar algo nas campanhas publicitárias de seus produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possível sem a presença do sistema.
Entre os avanços palpáveis, podemos citar o caso de uma indústria média norte-americana de autopeças, situada no estado de Illinois, que conseguiu reduzir o tempo entre o pedido e a entrega de seis para duas semanas, aumentando a eficiência na data prometida para envio do produto de 60% para 95% e reduzindo as reservas de insumos em 60%. Outra diferença notável: a troca de documentos entre departamentos que demorava horas ou mesmo dias caiu para minutos e até segundos.
Esse é apenas um exemplo. Porém, de acordo com a empresa, é possível direcionar ou adaptar o sistema ERP para outros objetivos, estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produção quanto no apoio ao departamento de vendas como na distribuição, entre outras. Com a capacidade de integração dos módulos, é possível diagnosticar as áreas mais e menos eficientes e focar em processos que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do conjunto de sistemas.
Vantagens do sistema ERP
Algumas das vantagens da a implementação de um sistema ERP numa empresa são:
*Eliminar o uso de interfaces manuais
*Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência)
*Otimizar o processo de tomada de decisão
*Eliminar a redundância de atividades
*Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado
*Reduzir as incertezas do Lead time
*Incorporação de melhores práticas (codificadas no sistema ERP) aos processos internos da empresa
*Reduzir o tempo dos processos gerenciais
*Redução de estoque
A implementação de um sistema ERP em uma loja (ou comércio, como preferir) pode ser uma “vírgula” no seu sistema de gestão. Os ERPs podem ser elaborados de maneira diferenciada para lojas, com recursos que atendam somente as necessidades de cada ramo de vendas especificamente. A gama de possibilidades de utilização de um sistema ERP em lojas é muito grande e vai desde um controle total de estoque de produtos até o gerenciamento financeiro mais rígido.
Sistema ERP para Comércio
Você já deve ter se deparado com um sistema ERP em uma “autopeças”, por exemplo. Imagine como funcionaria o sistema de atendimento no balcão sem ele:
* O cliente chega ao balcão e solicita uma peça em específico.
* O atendente não sabe se tem essa peça no estoque e pode sequer saber como ela é, e vai procurar.
* Após mais de dez minutos procurando ele volta e diz que não tem o item em estoque (ou na verdade só não encontrou).
* O cliente vai embora insatisfeito com a perda de tempo e outros dez clientes já estão esperando no balcão
* O proprietário se vê na obrigação de contratar mais atendentes.
* O proprietário lembra-se de ter comprado essa peça e acha que deveria ter alguma no estoque, mas ela pode ter sido vendida ou “desaparecido”.
* No final do dia o que vale na hora de “bater” caixa ou estoque é a confiança nos funcionários e na segurança da loja.
Agora imaginemos com um sistema ERP implementado na mesma loja:
* O cliente chega no balcão e solicita a peça em específico.
* O atendente entra no sistema, digita o nome da peça (ou algum parecido).
* O sistema informa se existem peças no estoque, quantas devem ter lá, em que local ela deve estar (Corredor A, prateleira 1B, por exemplo), mostra uma foto do produto na tela.
* O atendente encontra rapidamente a peça, com o código de barras ou numero do item já obtém do sistema o preço e uma tolerância para algum possível desconto, levando em conta que ele também possui o preço de compra do item.
* Se vendida a peça, o sistema dá baixa em um item automaticamente no estoque e acrescenta os valores no fluxo de caixa da loja.
* No fim do dia o gerente pode conferir as peças vendidas com o estoque e tem um controle total de caixa, com valor de compra menos o valor de venda menos os gastos.
* O sistema é abastecido com informações sobre a quantidade mínima de peças para cada item, e alerta para o caso de uma peça ter atingido essa tolerância ou avisa que algum cliente procurou por um item que não havia no estoque.
Esses são apenas alguns exemplos de um sistema ERP funcionando em uma loja (no caso, uma autopeças), pense nas vantagens benefícios que ele poderia agregar ao seu comércio. Por ser um sistema diferenciado do sistema ERP para empresas, o custo desse serviço é menor.
Implementação do ERP através de um “software pronto”
O sistema ERP pode ser construído ou implementado dentro em uma corporação de duas formas:
Os softwares ERP disponíveis para compra no mercado englobam todas as possibilidades de gerenciamento de informação em uma empresa, com inúmeros recursos e uma complexidade que exige um treinamento apropriado e por vezes demorado. A adaptação dos funcionários comprometidos com o “funcionamento” do sistema também se dá de forma mais lenta nesse tipo de implantação.
Esses softwares são mais indicados para grandes corporações que farão realmente uso do conjunto de recursos que ele disponibiliza. Um sistema ERP desse tipo tem um custo maior e, na maioria das vezes é implantado em conjunto com a empresa que o desenvolve, gerando, além do custo da compra do Software em si, também o custo de “horas técnicas” de suporte.
ERP elaborado sob demanda
Esse tipo de sistema é elaborado (construído) por um profissional de acordo com as necessidades da empresa, que muitas vezes não necessita de um software pronto com uma gama de recursos tão complexa.
Você pode ler mais sobre o ERP em artigos como esse da Wikipedia.
Entre em contato para ter mais informações sobre a implantação de um ERP em sua empresa ou agendar uma visita técnica. Teremos prazer em atendê-lo(a).